Kleine Pausen zwischen zwei Kundenterminen
Zehn Minuten zwischen zwei Gesprächen reichen nicht für ein neues Projekt. Aber für einen geschlossenen Gedanken.
Kurz vor elf endet der Anruf, um elf beginnt der nächste. In den Minuten dazwischen passiert meistens dasselbe: Das Dokument wird noch schnell geöffnet, die letzte Nachricht zweimal gelesen, und dann klingelt es wieder.
Zehn Minuten reichen nicht für ein neues Projekt, und sie reichen auch nicht für eine Antwort, die sitzen muss. Sie reichen für einen geschlossenen Gedanken. Der Unterschied ist klein, aber er trennt zwei Gespräche, die sonst ineinanderlaufen.
Zwischen zwei Gesprächen ist der Kopf noch im ersten. Der letzte Satz des Kunden liegt obenauf, und der nächste Termin beginnt bereits.
Nach einem Gespräch nicht sofort antworten
Der Reflex nach einem guten Gespräch ist die schnelle Zusammenfassung per Mail. Alles ist noch frisch, also wird getippt, was gerade klar erscheint. Dann beginnt der nächste Termin, die Mail bleibt im Entwurf, und der Gedanke daran läuft den ganzen Nachmittag mit.
Antworten, die sofort rausgehen, klingen oft wie eine erste Fassung. Zwei Stunden später fällt der Satz ein, der noch gefehlt hat, und dann geht eine zweite Mail hinterher.
Ein Satz genügt an dieser Stelle: worum es ging, was der nächste Schritt ist und bis wann. Der Rest entsteht später aus einer ruhigeren Minute, und die Mail wird dabei meistens kürzer.
Nicht jede Nachricht braucht am selben Tag eine Antwort. Eine Antwort am nächsten Morgen wird seltener bemerkt, als man denkt.
Wer den Tag ohnehin mit einer kleinen Übergabe an den nächsten Tag schließt, kann diesen Satz dorthin legen. Er geht dann nicht verloren und muss nicht zwischen zwei Terminen entstehen. Zettel und Notizdatei sind dabei gleichwertig, wichtig ist nur der eine Ort, an dem beides landet.
Eine körperlich einfache Unterbrechung
Eine Pause zwischen zwei Gesprächen muss nicht interessant sein. Ein Glas Wasser holen, vom Bildschirm wegsehen, den Raum wechseln, einen Satz auf einen Zettel schreiben. Das sind kleine Handlungen mit Anfang und Ende, und mehr müssen sie nicht sein.
Der Raumwechsel ist der Teil, der am leichtesten ausfällt. Ein Gang zur Tür oder zum Wasserhahn dauert zwei Minuten und legt einen anderen Ort zwischen die beiden Gespräche. Wer im selben Stuhl sitzen bleibt, bleibt auch im selben Tonfall.
Ein Ablauf braucht keine Variation: aufstehen, Wasser, zwei Minuten am Fenster, zurück. Wiederholbar ist wichtiger als besonders. Wer solche Momente ohne einen festen Takt in den Tag holen möchte, findet Ideen für eine Bewegungspause im Alltag.
Über Wirkung auf den Körper sagt das nichts. Wenn während der Arbeit häufig Erschöpfung auftritt oder eine gesundheitliche Einschränkung dazukommt, gehört das in ein Gespräch mit einer Ärztin oder einem Arzt. Für eine Anpassung der Arbeit sind die Beteiligten im Projekt die richtige Adresse, und nicht ein Blogtext.
Pausen entstehen leichter, wenn die Woche nicht als eine einzige lange Liste geplant ist. Wer die Woche nach Arbeitsarten sortiert, sieht eher, wo ein Termin ohne Nachbar bleibt und wo nicht. Wer so plant, muss nicht jeden Tag aufs Neue entscheiden.
Was in zehn Minuten nicht passieren muss
In zehn Minuten muss nichts erledigt werden. Der Posteingang nicht, die Wiedervorlage nicht, das Gespräch davor auch nicht. Eine Pause ist kein kleiner Arbeitsschritt.
Auch die Liste bleibt liegen. Wer sie in der Pause durchgeht, hat danach dieselbe Liste und keine Pause.
Auch das Bewerten gehört nicht dazu. Wer die Pause damit verbringt, das letzte Gespräch noch einmal durchzugehen, arbeitet weiter, nur ohne Bildschirm. Der Satz für morgen ist geschrieben, der Rest darf bis morgen warten.
Die Pause darf auch aus Nichtstun bestehen. Aus dem Fenster sehen hat kein Ergebnis, und das ist der ganze Zweck.
Wenn mehr Zeit da ist, geht ein kurzer Weg nach draußen. Die kleine Pause am Wasser braucht keine Ausrüstung und keinen Plan, sie braucht nur eine Tür. Zwanzig Minuten reichen dafür, und der Weg zurück gehört schon dazu.
Wenn Termine ohne Luft geplant sind
Manche Tage bestehen aus sechs Gesprächen mit fünf Minuten dazwischen. Ein Vorsatz hilft da wenig, eine kleine Änderung im Kalender schon eher.
Die kleinste Änderung: Termine enden fünf Minuten früher, als sie im Kalender stehen. Aus fünf Minuten werden zehn, und der nächste Anruf beginnt trotzdem pünktlich. Wer die Zeiten selbst vergibt, kann das ohne Erklärung tun.
Die fünf Minuten am Ende eines Termins sind keine List, sondern eine Schätzung. Gespräche brauchen einen Schluss, und ein Kalender, der keinen vorsieht, erfindet ihn später.
Wer die Zeit nicht selbst vergibt, kann das Gespräch trotzdem beenden. Ein Satz wie „Ich melde mich bis morgen“ kostet nichts und hält den Termin zusammen.
Wenn die Zeit von der anderen Seite kommt, wird es schwerer. Ein Gespräch, das nur in diesem Fenster möglich ist, lässt sich nicht verschieben. Dann verschiebt sich die Frage auf den Abend, und dort entscheidet sich, was bis morgen warten darf und was heute noch eine Antwort braucht.
Wann das nicht hilft
Zehn Minuten sind keine Lösung für einen Tag, der zu voll ist. Wenn zwischen acht Terminen kein Fenster bleibt, liegt das am Tag und nicht an der Pausentechnik. Und wer den ganzen Arbeitstag im Gespräch verbringt, braucht mehr als ein Glas Wasser und einen Zettel; dort geht es um die Menge der Arbeit und um Absprachen mit den Auftraggebern. Ein Blogtext kann das nicht entscheiden.
Ein Glas Wasser und ein Blick aus dem Fenster sind keine Methode. Sie sind ein Platzhalter in einem Tag, der sonst durchläuft, und ein Platzhalter lässt sich füllen oder leer lassen.
Leer lassen ist auch in Ordnung. Manchmal ist das schon die ganze Pause.